مراقبة الصندوق والإلغاءات دون التضييق على الفريق
نشر في
في المقهى أو المطعم نادرا ما يضيع المال دفعة واحدة. إنه يضيع بكميات صغيرة: مشروب قُدّم دون تسجيل، إلغاء دون سبب، فرق في الصندوق لا يفسره أحد. الهدف ليس الشك في الفريق، بل وضع قواعد واضحة تجعل كل درهم معروف المسار وتحمي من يعمل بجد.
ابدأ التجربة المجانيةقواعد للجميع لا ضد شخص بعينه
المراقبة التي يشعر بها الفريق كاتهام تخلق عدم الثقة وتدفع الجيدين إلى الرحيل. أما المراقبة التي تُطبق على الجميع، بما فيهم صاحب المحل، فتصبح ببساطة طريقة العمل. قدّمها هكذا: عند وجود فرق، تُظهر الأرقام أيضا من لا علاقة له به.
أعلن القواعد لكل الفريق في نفس الوقت، واشرح السبب، وطبّقها من اليوم الأول دون استثناء.
القاعدة الأولى: لا شيء يخرج دون تسجيل
لا يخرج أي مشروب أو طبق من البار أو المطبخ دون طلب مسجل. لا لصديق، ولا بعبارة "سأسجله بعد قليل"، ولا في وقت الضغط. من حق الباريستا، بل من واجبه، أن يرفض تحضير مشروب دون طلب.
بالنسبة لاستهلاك العاملين والمشروبات المُهداة، ضع قاعدة واضحة: تُسجل مثل غيرها مع ملاحظة. قهوة مُهداة لزبون دائم ليست مشكلة، لكن قهوة مُهداة لا يراها أحد في الأرقام تصبح مشكلة.
القاعدة الثانية: لكل إلغاء صاحب وسبب
الإلغاءات أمر عادي: زبون غيّر رأيه، خطأ في الإدخال، طبق لم ينجح. المهم أن يُسجل كل إلغاء مع من قام به ومتى ولماذا. تكفي قائمة قصيرة من الأسباب: خطأ في الإدخال، زبون غادر، منتج نافد، طبق مرفوض.
حدد من يحق له الإلغاء بعد تحضير الطلب. غالبا يكون المسيّر وحده. يمكن للنادل تصحيح خطأ إدخال في الحال، لكن مشروبا قُدّم ثم اختفى من الحساب يجب أن يمر عبر شخص آخر.
القاعدة الثالثة: عدّ الصندوق في نهاية كل خدمة
ابدأ كل خدمة برصيد صندوق معروف ومعدود ومسجل. وفي النهاية عُدّ النقود واسحب الرصيد الأولي وقارن مع المبيعات النقدية. افعل ذلك بعد كل خدمة لا مرة في الأسبوع، فالفرق الذي حدث أمس يمكن تفسيره، أما فرق الأسبوع الماضي فلا.
إذا كان أكثر من شخص يستلم المال، سجّل من استلم ماذا. الفرق الصغير يحدث، كخطأ في إرجاع الصرف. ما يجب أن ينبهك هو فرق يتكرر دائما في نفس الاتجاه، أو دائما في نفس الليلة.
قراءة الأرقام: ابحث عن التكرار لا عن متهم
مرة في الأسبوع انظر إلى ثلاثة أشياء: الإلغاءات حسب كل نادل، والطاولات المغلقة دون دفع، وفروق الصندوق. إلغاء واحد لا يعني شيئا. أما الإلغاءات المتكررة بعد التحضير، دائما على نفس المنتجات أو في نفس الساعة، فتستحق حديثا.
ابحث أولا عن تفسير بسيط: قائمة غير واضحة تسبب الأخطاء، منتج ينفد كثيرا، نادل جديد لم يتقن الأداة بعد. في كثير من الأحيان تكون المشكلة في التنظيم لا في الشخص.
الحديث مع الفريق
عندما لا يكون شيء على ما يرام، تحدث على انفراد وبالوقائع: التواريخ والمبالغ والإلغاءات المعنية. اطرح سؤالا مفتوحا قبل أن تحكم. ولا تتهم أحدا أمام زملائه أو أمام الزبائن.
وقل أيضا عندما يكون كل شيء جيدا. الفريق الذي يعرف أن الأرقام دقيقة ومتابَعة يعمل براحة أكبر. ومن الأخطاء التي يجب تجنبها: مراقبة شخص واحد فقط، وتغيير القواعد حسب المزاج، وقبول "سأسجله بعد قليل"، أو على العكس المبالغة في المراقبة حتى لا يجرؤ أحد على تقديم قهوة دون الاتصال بصاحب المحل.
طبّق هذه القواعد مع Tablilo
في Tablilo يُسجل كل طلب مع الطاولة والنادل، ويحتفظ كل إلغاء بمن قام به ومتى ولماذا. إذا أُغلقت طاولة دون دفع يصل تنبيه فوري إلى هاتفك. وعند "نهاية الخدمة" يعطي المبلغ المعدود فرق الصندوق.
تعرض التقارير المبيعات حسب اليوم والصنف والنادل وطريقة الدفع. لكل نادل رمز من 4 أرقام، وأكثر من 20 رمزا خاطئا في ساعة يوقف الجهاز لمدة ساعة، ودخول المسيّر يسمح بمتابعة الخدمة دون الوصول إلى الإعدادات. يمكنك تجربته مجانا.
مزايا مرتبطة
- تقارير وتنبيهات ضد السرقة في الصندوقالإلغاءات مسجلة، طاولة مغلقة دون دفع، فرق الصندوق، تصدير للمحاسب وحساب للمسيّر: اعرف ما يجري في مقهاك حتى وأنت غائب.
- تطبيق النادل للمطاعم والمقاهيتطبيق النادل على هاتف كل نادل: رمز PIN، طلبات للتأكيد، نداءات الطاولات وبقشيش اليوم. دون أي تثبيت.
- طابعة التذاكر ودرج النقود للسناك والمقهىطابعة حرارية 58 أو 80 مم، تذاكر البار والمطبخ، الفاتورة، درج النقود وتقرير Z: كاشير السناك أو المقهى في المغرب مع Tablilo.